چگونه با برنامه Outlook ایمیل ارسال و دریافت کنیم؟

ایجاد حساب کاربری ایمیل در کنترل پنل سایت

قبل از اینکه بتوانیم از طریق برنامه Outlook ایمیلی ارسال یا دریافت کنیم، ابتدا باید یک حساب کاربری در کنترل پنل سایت خود ایجاد نمائیم چرا که برنامه Outlook صرفا به عنوان واسطه عمل می کند و به صورت مستقیم امکان دریافت و ارسال ایمیل را ندارد، به هر صورت برای این منظور در بیشتر سرورها امکانات ایجاد حساب کاربری ایمیل وجود دارد که کار با آن چندان سخت و پیچیده نیست، بخش های اصلی قسمت ایجاد حساب کاربری ایمیل در کنترل پنل های مختلف (cPanel, DirectAdmin و...) به شرح زیر است:
Mail Accounts: در این قسمت می توانیم کاربر و کلمه عبور برای حساب (های) ایمیل خود ایجاد کنیم، از این نام کاربری و کلمه عبور در هنگام اتصال به سرور ایمیل در برنامه Outlook استفاده می شود، نام کاربری معمولا همان عنوان آدرس ایمیل است، به طور مثال:

info@yoursite.com

Catch-All Mail: قسمت مربوط به Catch-All به معنی تنظیم آدرسی است که تمام ایمیل های دیگر را دریافت می کند (البته در بعضی سرورها تنها ایمیل هایی که به آدرس های نامعتبر فرستاده می شوند، به این آدرس ارسال می شود).
Forwarder: این قسمت برای تنظیم آدرسی جهت دریافت ایمیل فرستاده شده به یک کاربر، علاوه بر خود اوست، به فرض اگر می خواهیم نامه های ارسال شده به قسمت تبلیغات سایت، توسط مدیر نیز دیده شود، ایمیل Forwarder را بر روی آدرس مدیر سایت تنظیم می کنیم.
Autoresponder: با انجام تنظیمات این گزینه، می توانیم پاسخی به صورت خودکار به نامه های ارسال شده به آدرسمان ایجاد کنیم، به طور مثال متن "ایمیل شما دریافت شد و به زودی به آن پاسخ خواهیم داد" را به عنوان Autoresponder می توانیم تنظیم کنیم.
علاوه بر گزینه های فوق ممکن است مواردی مانند چک امنیتی و ضد اسپم، لیست ایمیل ها، برنامه های ارسال و دریافت ایمیل و... نیز بر روی سرور در دسترس باشند که هرکدام برای هدف خاص خود می توانند مورد استفاده قرار گیرند.

استفاده از اطلاعات حساب کاربری ایمیل در Outlook

پس ازایجاد حساب کاربری ایمیل در کنترل پنل سرور سایتمان، باید اطلاعات این حساب کاربری را در قسمت Add Acount نرم افزار Outlook ثبت نمائیم، شیوه دسترسی به این قسمت ممکن است در نسخه های مختلف کمی متفاوت باشد، اما در مجموع روش کار یکسان است، در نسخه های جدید برنامه Outlook از منوی File گزینه Add Acount را انتخاب می کنیم، در این قسمت معمولا دو حالت انجام تنظیمات خودکار و انجام تنظیمات به صورت دستی وجود دارد، برای آشنایی بیشتر با چند و چون کار بهتر است شیوه دستی (Manual setup or additional server types) را انتخاب کنیم، سپس دکمه Next را کلیک کرده و در مرحله بعد گزینه POP or IMAP را انتخاب می کنیم، فیلدهایی که در این قسمت باید تکمیل شوند به شرح زیر است:
Your Name: نام خود یا عنوان حساب ایمیلمان را وارد می کنیم، به طور مثال YourSite، اطلاعات این بخش به عنوان نام ارسال کننده ایمیل در صندوق دریافتی مخاطبانمان نمایش داده می شود.
Email Address: آدرس ایمیل مربوط به حساب کاربری، به طور مثال info@yoursite.com.
Account Type: یکی از گزینه های POP3 یا IMAP را بسته به نوع سرور ایمیل انتخاب می کنیم، در اغلب موارد این گزینه POP3 است.
- Mail Server: در برخی نسخه ها ممکن است این فیلد مورد نیاز باشد، Mail Server معمولا آدرس سرویس دهنده ایمیل است، به فرض: mail.yoursite.com.
- Incoming mail server: آدرس سرور ورودی ایمیل، معمولا همان آدرس Mail Server است، به فرض: mail.yoursite.com.
- Outgoing mail server (SMTP): آدرس سرور خروجی ایمیل، معمولا همان آدرس Mail Server یا SMTP Mail Server است، به فرض: mail.yoursite.com یا smtp.yoursite.com.
- User Name: این قسمت را با آدرس ایمیل خود (یا نام کاربری خود) تکمیل می کنیم، به طور مثال info@yoursite.com.
- Password: کلمه عبور حساب کاربری ایمیل خود را وارد می کنیم (این کلمه عبور ممکن است بر اساس تنظیمات ما با کلمه عبور اصلی که به کنترل پنل وارد می شویم، متفاوت باشد).
- اگر سایتمان نیاز به بررسی تصديق یا Authentication داشت (که در بییشتر سرورها این حالت فعال است)، قسمت Require logon using Secure Password Authentication (SPA) را نیز تیک می زنیم (در غیر اینصورت ایمیل ها ارسال نخواهند شد!)، متن مربوط به این گزینه در نسخه های مختلف ممکن است کمی متفاوت باشد.
اکنون در قسمت افزودن حساب کاربری ایمیل برنامه Outlook، پنجره ای شبیه به تصویر زیر خواهیم داشت:

نکته 1: توضیحات ارائه شده در این آموزش صرفا مختص برنامه Outlook نیست، در موارد دیگر مانند استفاده از برنامه دریافت ایمیل در تلفن همراه نیز به این تنظیمات نیاز خواهیم داشت.
نکته 2: برای جلوگیری از ارسال هرزنامه (Spam) به آدرس ایمیل، باید به خاطر داشته باشیم که هیچ گاه ایمیل خود را به طور مستقیم در وب منتشر نکنیم و در صورت نیاز از علائم خاص (مانند [@] یا (at)) و یا تصاویر جایگزین متن استفاده کنیم، سیستم های ارسال ایمیل تبلیغاتی، حاوی بدافزار و... ربات های خزنده ای دارند که صفحات وب را به دنبال آدرس های ایمیل کاوش می کنند و اگر ایمیلمان به صورت محافظت نشده در صفحات وب درج شده باشد به راحتی توسط این ربات های خزنده شناسایی شده و به بانک ایمیل آنها افزوده می شود، درج ایمیل در صفحاتی که آدرس ایمیل کاربران را منتشر نمی کنند یا با استفاده از تکنیک های خاص مانند کدهای جاوا اسکریپتی از ایمیل ها محافظت می کنند در این موضوع استثنا هستند.